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タイムマネジメントスキルを身につけるための7つの時間の使い方

転職キャリアアップ - タイムマネジメントスキルを身につけるための7つの時間の使い方あなたも日々目の前にある大量の仕事やタスク、大量のメールに頭を悩ませ、とにかく日々の業務をこなすことに集中していませんか。夕方になると時計をチラっと見て、今日は何時に帰れるかと考え出す事でしょう。しかし心配はいりません。世の中で働く人の多くが同じ状況にあり、同じ事を感じながら日々業務をこなしています。そして目まぐるしい仕事の環境下でも、あなたはタイムマネジメントスキルを身につける事が出来ますし、日々タイムマネジメントスキルを身につけている人がいます。それは企業のCEO達。あなたが想像している以上にCEOは日々大量の業務をこなし、決断をし、プライベートの時間も仕事に使います。ではCEO達はどの様にして日々大量の業務をこなしつつ、タイムマネジメントスキルを身につけたのでしょうか。ここではタイムマネジメントスキルを身に付けるための7つの方法をご紹介。

 

1. 朝早くスタートを切る

すでに多くのビジネス本で目にしたフレーズでしょうが、本当にあなたが何かを身につける時間が必要と考えるならば、明日からでも6時に起きてみましょう。そして7時までに生産性をあげるためのタスクをこなします。例えば昨夜届いているメールへの返信、最新のニュースに目を通し、その日1日の予定を確認する。少し早く起きるだけで、誰にも邪魔されずに1時間集中してタスクがこなせ、職場に着いた頃には仕事の一部が終わっており、ニュースまでチェック済み。取り入れない理由はありますか?

 

2. To Do Listを作る

短期的な視点と長期的な視点、両面からTo Do Listを作成します。To Do Listを作る事で、決断を早める事にも繋がり、タスクの優先順位がより明確になります。そして変化のスピードが求められるシチュエーションではよりタイムマネジメントの効果を発揮します。

 

朝起きてすぐはネットは見ず、メールもチェックしません。もし朝からネットを見てメールもチェックしてしまうと、そのタスクに追われその日1日の予定を立てにくくなってしまうからです。その代わりにその日のTo Do Listを作成する時間として使います。

 

3. 自分のための時間を作る

あなただけのために時間を作る事は、リフレッシュにも繋がり再度To Doの優先事項を整理する事にも繋がります。日々多くの業務に追われている人の場合、常にタイムマネジメントを意識しなければいけません。そしてそのタイムマネジメントの中にはあなたのプライベートな時間が含まれていない事が多く、頭をリフレッシュするための時間がありません。それはタイムマネジメントとは言い難く、家族と過ごすための時間、ジムへ行ってエクササイズに費やす時間、趣味に没頭する時間等何でも構いません。

 

そしてただ業務をこなすための一日中ひたすら働く事が本当に効率的なのかと考えてみましょう。あるマネージャーは、50分間は仕事に集中し10分の休憩をとる方法を取り入れ、結果的に業務が非常に効率的に進む様になったそうです。その10分の間は仕事の事を忘れ、頭をリフレッシュする時間です。この様な仕事のこなし方もスケジュールに組み込んでしまえばすぐに実践が可能です。

 

4. 移動時間も有効活用

電車に乗っている時間や、出張へ行くための飛行機などの移動時間を有効活用してみましょう。先程クライアントへフォローアップの連絡をしてみたり、友人へ誕生日をお祝いする連絡をしても良いでしょう。移動時間はパソコンから目を話し、その時間にしか出来ない事をしてみると良いでしょう。ある企業のCEOは日々多くの移動時間があるため、移動時間はネットを使わないで業務をこなす時間に充てているとの事。その時間を友好的に使う事で仕事以外の家族や友人、そして休日のレストランの予約などに充てている様です。

 

5. 嫌な仕事から取り組む

To Do Listを作成する中で、出来ればやりたくない業務や、出来れば避けたい業務を目にする事もあるでしょう。そんな時は、まず一日のはじめにそのタスクに取り掛かり、出来るだけ早くその業務を終わらせてしまいましょう。一日の早い段階で嫌な仕事が終わると、その後のタスクは想像以上に簡単に思え、予定よりも早く終わるかもしれません。

 

この嫌な仕事から取り組む方法は、次の日まで持ち越さないという点もポイントです。誰もが、嫌なクライアントへ電話をするのは気が引けますし、面倒くさい経費の精算も手間に感じます。しかし朝のうちに終わらせる事でその日一日がよりハッピーになり、仕事がスムーズに進む事でしょう。

 

6. 時間をブロックする

日々多くの業務を抱えているビジネスマンビジネスウーマンは、何か優先度が高いタスクに取り掛からなければ行けない場合、そのための時間をブロックしてみましょう。30分から1時間程度の時間をブロックしてしまい、その時間はひたすらそのタスクをこなす時間に使います。可能であれば、電話も取らない、メールも読まないという時間を確保し、スケジュールをブロックします。周りのチームにはその旨共有しておく事で、あなた宛てに電話には変わりに対応してくれるかもしれません。ダラダラと仕事をするよりも、30分から1時間集中して終わらせてしまう方がより効率的と言えるでしょう。

 

7. 気をそらすものから遠ざかる

仕事をしている中であなたの手を止めてしまうものは多く存在しています。同僚から声をかけられ15分程話してしまう事や、スマホのニュースが気になったり、上司から呼び出されてグチを聞かされるなど、仕事を非効率にしてしまう環境は遠ざけてしまいましょう。あなたのタイムマネジメントです。周りに邪魔をされる様な環境では、タイムマネジメントは上手く進むはずもありません。勇気をもって、職場での無駄や非効率な時間は排除してみましょう。

 

ビジネスマンビジネスウーマンにとってタイムマネジメントは非常に重要なスキルの1つです。いかにタスクを早く終わらせ、いかにマルチにタスクをこなせるのかはあなたが今後マネージャー職やそれ以上の職に就くためには不可欠なスキルです。そしてタイムマネジメントスキルは日々何か意識しながら実践するしか培う方法はありません。そのため今日から7つの方法の中から1つでも構いませんので、何か実践してみる所から始めてみると良いでしょう。

 

転職キャリアアップ - スキルアップ  執筆者 | Catherine - キャサリン | スキルアップ担当